Aanbestedingsdocumenten

Het functioneel ontwerp vormt de basis voor de aanbestedingsdocumenten. Daarnaast hebben aannemers/leveranciers voor de prijsbepaling informatie nodig over de huidige situatie op de meetlocaties. Deze informatie is vastgelegd in het inventarisatierapport. Het derde ingrediënt van de aanbestedingsdocumenten zijn de administratieve bepalingen.

Totale kosten minimaliseren

Ook andere aspecten, zoals de communicatiekosten van het meetsysteem, kunnen in de gunningscriteria worden verwerkt. Met deze aanpak worden aannemers aangezet om de totale kosten te minimaliseren en niet alleen de aanlegkosten.

Onderdelen aanbestedingsdocumenten

Bij het opstellen van aanbestedingsdocumenten worden het (functioneel) ontwerp en de inventarisatiegegevens samengevoegd. Dit bepaalt de leveringsomvang. Hierbij moeten administratieve bepalingen worden gevoegd. Vooral dit laatste is sterk afhankelijk van de gekozen aanbestedingswijze. Mogelijke onderdelen zijn (naast de leveringsomvang en eisen):

  • aanbestedingsprocedure
  • gunningscriteria
  • administratieve voorwaarden
  • (technische) voorschriften en normen
  • voorwaarden m.b.t. verrekenprijzen

Verplichte werkzaamheden

In de aanbestedingsdocumenten kan desgewenst worden opgenomen dat de aannemer ook specifieke werkzaamheden moet verrichten (naast realiseren van de metingen of het meetsysteem). Denk bijvoorbeeld aan:

  • opleiding van toekomstige gebruikers
  • afstemming met derden
  • onderhouden van de metingen of het meetsysteem
  • verzamelen van de meetgegevens (uitlezen van meetapparatuur)
  • gegevensverwerking en opslag

Slimme gunningscriteria

Soms ontstaat afhankelijkheid van de leverancier die de apparatuur en/of software levert. In dat geval is het raadzaam om al bij de aanbesteding prijsopgaven te vragen voor alle toekomstige onderdelen en diensten die (mogelijk) nodig zijn. Dergelijke verrekenprijzen kunnen onderdeel zijn van de gunningscriteria. Denk bijvoorbeeld aan prijzen van een “all-in onderhoudscontract” voor meerdere jaren. Het meenemen van het onderhoud in de aanbesteding heeft als bijkomend voordeel dat inschrijvers een optimale prijs-kwaliteit zullen nastreven, omdat zij zelf de onderhoudskosten moeten dragen.

Vergaande uitbesteding

Het is ook mogelijk om niet te vragen om metingen of een meetsysteem, maar om de levering van meetgegevens (gedurende een bepaalde periode). De aannemer heeft dan alle vrijheid om de voor hem optimale werkwijze te kiezen. Nadeel van deze constructie is dat het vaak een grote voorinvestering door de aannemer vergt. Niet alle marktpartijen zijn daartoe in staat of bereid.

Na de aanbesteding en gunning volgt de realisatiefase. Zie daarvoor stap 5 van het stappenplan.