Informatieplan

De informatiebehoeften (stap 1 van het stappenplan) kunnen worden vastgelegd in een informatieplan. Dit is niet altijd nodig, maar wel aan te raden bij grote meetprojecten en meetsystemen met veel (verschillende) gebruikers. Bij kleinere projecten kunnen de informatiebehoeften in (het eerste hoofdstuk van) het meetplan worden vastgelegd.

Uit de taken van de gebruikers (medewerkers) volgen de informatiebehoeften en daaruit volgen de meetdoelen. De huidige situatie is van invloed op beiden.

De behoeften kunnen geïnventariseerd worden in een werkbijeenkomst met de toekomstige gebruikers.

De behoeften aan informatie kunnen worden beschreven aan de hand van de vragen waarvoor?, wat?, wie?, wanneer? en hoe?. Dat is ook de inhoud van het informatieplan.

Wat?

Wat (of welke) informatie is nodig?

Waarvoor?

Waarvoor is de informatie nodig? Medewerkers hebben verschillende taken. Om die goed uit te oefenen hebben ze informatie nodig. Door te vragen waarvoor medewerkers informatie nodig hebben (Waarvoor ga je dat gebruiken?) wordt helderder wat precies de behoefte is. Dat helpt om de gewenste nauwkeurigheid en betrouwbaarheid te bepalen. En het geeft aan wat de noodzaak of prioriteit is. Is de gewenste informatie daadwerkelijk nodig?

Wie?

Wie heeft die informatie nodig? Met deze vraag worden de toekomstige gebruikers geïnventariseerd (functies / medewerkers / organisaties). Later moet de verkregen informatie op deze gebruikers worden afgestemd. Dit kunnen functies zijn (bijvoorbeeld buitendienstmedewerker), specifieke medewerkers of andere organisaties (collega waterbeheerders).

Wanneer?

Wanneer is de informatie nodig (eenmalig / periodiek / continu / ad hoc)? Dit is van belang voor onder andere het ontwerp, de toekomstige analyses en rapportage. Relevant is ook hoe snel informatie beschikbaar moet zijn. Dit heeft bijvoorbeeld invloed op het soort meetapparatuur, de noodzaak van telemetrie en automatische gegevensverwerking.

Hoe?

Hoe moet de informatie worden gespresenteerd (lijst / tabel / grafiek / rapport / etc.)? Deze vraag is met name relevant voor de toekomstige rapportages. In welke vorm moet de informatie gepresenteerd worden? Voorbeelden zijn een tabel met getallen, een analyserapport met conclusies, een sms-bericht en een grafiek op een beeldscherm. De vorm is vaak gerelateerd aan de taak "waarvoor" de informatie gebruikt wordt.